会議の進め方 メモ

　このメモについて

　このメモは、昔々作った資料です。当時の僕はまだ社会人ではなく、のんびりと学生生活を続けていたので、必ずしも給料をもらった仕事として使えるかどうか分からないのですが、一応公開。

　一般的な注意事項

1. 集中力は90分持たない。
2. 会議に参加するメンバーは少ない方がいい。
3. 基本的に、会議は開かない方向で。特に定例のものは。
4. なるべく会議が和やかな雰囲気になるように持って行く。ただし、何かを決めなければならない場合に、決めたい方針がある場合は、その限りではない。
5. 会議の参加者には、会議の最初になぜ参加しているかを理解してもらえるよう、会議の目的、それぞれに求めている役割を伝える。
6. 会議の終了時に今日の会議の成果を確認するようにする。
7. 進行役は、自分が神だと自信を持つこと。

　会議の種類

　案を出すための会議（ブレーンストーミング）

　目的

　企画を出したり、具体的な解決策が見つからない場合に開催する。

　参加人数について

　7人が限界。それ以上多くなっても、いい発言は引き出せない。

　手法

　ポストイットを用意して、各自の発言を単語レベルでかまわないので、とにかく書き出してしまう。それぞれの発言が一段落したところで、いったん発言を止め、書き出したポストイットを分類し、ここまでの発言の内容を確認したり、次に話し合うべきことを確認する。

　KJ法が有効。

　注意事項

　会議中は他人の発言を否定するような発言は出させないように進行役は注意すること。

　物事を決めるための会議

　目的

　今後の方針を決めるために開催する。また、決める過程に必要な人を参加させることで、コンセンサスを取り付ける。

　参加人数について

　方針を決めたことによって直接的に影響が出る人はなるべく参加させる。

　手法

　会議を始める前に決めなければいけないことを明確にしておく。また、その場で選択肢を考えることはなるべく避け、事前に選択肢を2つ or 3つほど考えておき、それぞれのメリット、デメリットを説明した上で、どの方針をとるかメンバーに決めてもらうようにする。

　全ての議題が終了した時点で、本日話し合った結論を復習する。

　注意事項

　小学校の学級会じゃないので、多数決は避ける。

　進行役が理解できない発言があった場合は、その場で発言者に質問する。

　情報を共有するための会議

　目的

　プロジェクトが小さな分科会に分かれている場合や、他学部、他校のメンバーが参加している場合に、それぞれの進捗状況であったり、参加者の考えていることをメンバーとして共有する。

　参加人数について

　関係者全員。多少、会議がだるい感じになったとしても、絶対に関係者は全員参加させる。

　手法

　報告すべきことを事前に明確にしておく。報告の中で決めなければいけないことが出てきた場合は、その場で決めるか、別の場を設けて決めるかを状況に応じて判断する。

　それぞれの報告は長くて3分以内にとどめるようにする。